Wissen, wie der Hase läuft: Erfolgreicher führen mit Präsentationen

Orientierung geben, überzeugen und aktivieren

Erfolgreich mit Präsentationen führen, heißt, zu überzeugen, um das Verhalten von Mitarbeitern zu lenken oder Ideen gegenüber Vorgesetzten, Kollegen und Kunden durchzusetzen. Sie sollen etwas tun oder zu etwas zustimmen, was sie ohne Ihren Einfluss nicht oder anders tun würden. Die Mitarbeiter sollen durch eine Präsentation selbst Engagement entfalten, am besten intrinsisch motiviert und damit nachhaltig. Denn Führung von oben nach unten – ohne die Vermittlung des Sinns – wirkt nur kurzfristig. Gute Führung heißt also, mit Sinnstiftung eine Orientierung zu geben und damit zum intrinsisch motivierten Engagement zu aktivieren.

Orientierung zu geben und Sinn zu stiften, setzt aber voraus, selbst die nötige Orientierung zu haben, um sie vermitteln zu können. Denn die nächste Herausforderung ist, dass Ziele und Orientierung nicht immer leicht greifbar sind. Erst recht nicht, wenn man diese in einer Präsentation aufbereiten soll. Komplexe Situationen und Zusammenhänge verdecken den Blick auf das Ziel, die Intention bestimmter Maßnahmen ist nicht immer verständlich.

Die Kraft von Geschichten in Präsentationen nutzen

Zur Verdeutlichung des Zwecks und als Orientierungshilfe bieten sich besonders gut Geschichten an. Eine Geschichte hilft, diesen Sinn über Metaphern zu vermitteln und so die klare Orientierung für das Handeln zu geben. Insbesondere, wenn ich ein breites Publikum persönlich und direkt ansprechen muss, um Vertrauen herzustellen, sind Präsentationen, das optimale Medium. Denn in Präsentationen können die Geschichte inklusive Sinngebung passend zum Thema und Anlass visuell entwickelt und transportiert werden. Die Mischung aus Bildern und anderen Inhalten sowie der persönliche Vortrag verhelfen Ihren Argumenten zu einer besonders starken und nachhaltigen Wirkung.

Die Zielgruppe verstehen, um mit Präsentationen zu führen

Um Orientierung zu geben, müssen Sie Ihre Zielgruppen kennen. Dafür sollten Sie sich fragen, in welchen Situationen sich diese Menschen befinden. Nicht nur in ihrem Alltag, sondern auch hier und jetzt, während Ihrer Präsentation.

Warum kommen die Menschen zur Präsentation?

Prüfen Sie mögliche Erwartungshaltungen ab. Haben die Zuhörer Ihres Vortrags wirklich Interesse oder sind es eventuell Mitarbeiter, die dazu verpflichtet sind zur Präsentation anwesend zu sein?

Was beschäftigt sie?

Jede Gruppe beschäftigt ein Problem, das Sie kennen sollten. Was passiert in ihrem beruflichen Umfeld? Welchen Herausforderungen müssen sie sich stellen? Was raubt ihnen den Schlaf?

Wie können Sie ihre Probleme lösen?

Gehen Sie auf die Probleme ein. Was bieten Sie an, damit Ihr Kunde, Partner oder Ihre Mitarbeiter wieder ruhig schlafen können? Wieso hat Ihr Kunde einen Vorteil aus der Zusammenarbeit mit Ihnen? Wo könnte die Organisation stehen, wenn Ihnen der Vorstand das Budget freigibt? Verdeutlichen Sie in ihrer Präsentation wie Sie Mehrwerte schaffen.

Was soll die Audience tun?

Botschaft gesendet. Und jetzt? Soll der Kunde gleich unterschreiben oder gibt es einen Prozess, bei dem Sie ihn einbinden möchten? Formulieren Sie einen Call-to-Action, eine klare Aufforderung an den Kunden, was Sie sich jetzt wünschen.

Was könnte die Zielgruppe davon abhalten?

Und fragen Sie sich nochmal, was Ihre Zielgruppe daran hindern könnte, dieser Aufforderung nachzukommen. Vielleicht müssen Sie Ihre Botschaft oder den Call-to-Action nochmal überdenken.

Wie erreichen Sie sie am besten? – Vor, während und nach der Präsentation?

Welche Informationen hat Ihre Zielgruppe bereits? Ist es sinnvoll, vorab Informationen zu streuen? Falls ja, über welchen Kanal? E-Mail, Kantinen-Poster oder Aushang? Und nach der Präsentation: Benötigen Sie ein Handout oder erläuternde Informationen in einer Broschüre? Gibt es Informationen, die Sie im Anschluss gezielt an unterschiedliche Zielgruppen versenden möchten? Verwaltung und Fertigung interessieren sicherlich unterschiedliche Aspekte, die Sie in der Präsentation nicht spezifisch genug erläutern konnten. Welche Medien bieten sich an, um die Botschaft im Nachgang zu verstärken und um in Erinnerung zu bleiben? Haben die Kollegen, Partner oder Mitarbeiter Zugang zu Rechnern oder kann die Produktion nur durch analoge Medien informiert werden?

Sie sehen, die Präsentation besteht nicht nur aus einem Vortrag. Im Vorfeld sollten Sie die Botschaften auf die Zielgruppen abzustimmen, damit Ihnen die Zuhörer folgen und Ihre Ziele unterstützen. Und häufig ist es damit nicht getan. Die Botschaften sollten wiederholt und nachgehalten werden. Eine Präsentation im Kontext von Führung ist daher immer in einer integrierten Kommunikation zu betrachten. Stimmen die kommunikativen Bedingungen im Vorhinein und im Nachgang nicht, verpufft der Effekt oder die Präsentation wirkt unglaubwürdig.

Key Message der Präsentation: Von Beginn an das Ziel klar machen

Wenn Sie so weit sind, dass Sie Ihre Zielgruppe kennen, formulieren Sie Ihre Kernbotschaft.

Uns erreichen Präsentationen zur Überarbeitung mit Titeln wie „Strategie und Entwicklung 2020“. Inhaltlich ist das sicherlich richtig. Aber wäre es nicht spannender, bereits erahnen zu können, worauf die Strategie abzielt? Geben Sie der Audience einen kleinen Vorgeschmack, um Neugierde auf das WIE zu wecken. Dabei ist die Neugierde kein Selbstzweck. Denn in der Regel sind die Inhalte einer kritischen B2B- oder Team-Präsentation bzw. HR-Präsentation komplex. Wenn die Key Message vorweg griffig formuliert ist, filtert das Publikum unbewusst die Informationen, die wichtig sind, um die Botschaft zu verifizieren.

Der Titel setzt voraus, dass die Kernbotschaft steht. In diesem Fall könnte die Kernbotschaft sein: „2021 überholen wir den Wettbewerb, weil wir frühzeitig in Automatisierung investiert haben.“ Der Titel könnte dann beispielsweise lauten: „Strategie 2021: Mit Automatisierung Next Level zum Innovation Leader im IT-Markt.“ Allerdings könnte die Botschaft aus Mitarbeiterperspektive auch lauten: „Der Kurs an die Spitze bei zunehmendem Wettbewerbsdruck erfordert ein neues Mindset und veränderte Rollen in der Organisation.“

Denken Sie also daran, vor wem Sie präsentieren und worauf der Fokus Ihrer Präsentation liegt.

Präsentieren in Metaphern: Unterstützen Sie Ihre Argumente

Metaphern helfen dabei, Ihre Argumente durch lebendige Sprache zu untermauern. Denken Sie dabei an ganz banale Vergleiche: Die Metamorphose steht für Veränderung, das Gipfelkreuz als Ziel einer beschwerlichen Reise, die vielleicht vor Ihren Mitarbeitern liegt, um bestimmte Ziele zu erreichen. Die Nutzung dieser Analogien hilft, die Botschaften mit Bildern emotional zu verknüpfen. Dadurch bleibt die Botschaft im Gedächtnis, die aus Auseinandersetzung mit den Inhalten sowie die Identifikation mit dem Ziel steigen. Starke Narrative leben von dieser Analogie und wirken deutlich stärker als beispielsweise eine bloße Zahl, die im Vertrieb erreicht werden soll.

Suchen Sie dabei nach einer Metapher, mit der Sie die gesamte Story erzählen können. Um im Bild mit dem Gipfelkreuz zu bleiben: Startpunkt ist das Basis Camp. Etwaige Risiken könnten durch Unwetter und umgestürzte Bäume dargestellt werden und Flüsse markieren die Hürden auf dem Weg nach oben. Oben angekommen ist der Blick klar, die Aussichten sind super. Klingt doch motivierend, oder nicht?

Und noch etwas: Vermeiden Sie negative Bilder wie Jagd- oder Kriegsanalogien. Testen Sie Ihre Metapher mit Freunden und engen KollegInnen.

Relevante Inhalte: Strukturieren und Formulieren der Präsentation

Jetzt, da Sie wissen, was Ihre Zielgruppe bewegt und welche Analogien infrage kommen, können Sie die Inhalte strukturieren und formulieren. Setzen Sie auf Dramaturgie: Vorbilder finden Sie in Beispielen einer Heldenreise (Herr der Ringe), in Wiedergeburtsgeschichten (Apple) oder in Stories über eine andere Welt (Alice im Wunderland). Steigen Sie mit der Kernbotschaft in die Präsentation ein. Erzeugen Sie Relevanz und Bedürfnisse, indem Sie die aktuellen Probleme der Zielgruppe adressieren. Verbinden Sie das mit Ihrer Analogie. Und lösen Sie die Probleme innerhalb dieser Metapher auf. Achten Sie in der Präsentation aber auch auf die Struktur. Bauen die Inhalte logisch aufeinander auf? Die Zuhörer sollten nicht nur Ihrer Idee folgen können, sondern auch Ihrer Argumentation und den Konsequenzen. Die klare Bedeutung für die Zielgruppe muss deutlich werden – Stichwort Orientierung. Bezogen auf die Struktur sollten die Adressaten daher auch immer wissen, wo sie sich innerhalb der Präsentation befinden und was sie noch erwartet.

Emotionale Bilder einsetzen

Nun haben Sie eine Kernbotschaft, eine Metapher und die Struktur sowie mindestens grob formulierte Inhalte. Versuchen Sie, Ihre Botschaften und Inhalte entlang der Metapher mit starken Bildern zu unterstützen. Setzen Sie die Analogie in visuelle Motive um. Bilder bleiben, wie oben schon erwähnt, stärker im Kopf. Wenn Sie über Prozesse sprechen, lassen sich aus einem Bild beispielsweise verschiedene Ausschnitte wählen, anhand derer Sie Prozessabschnitte linear bildlich erzählen können.

Fragen Sie sich beim Einsatz von Bildern, wie Sie mit Ihrer Zielgruppe kommunizieren möchten und was Sie an Botschaften und Inhalten formuliert haben. Passt das zusammen? Ist das Publikum eher technisch oder menschlich interessiert? Müssen Sie Nähe oder Know-how ausdrücken? Wo geht die Audience mit? Was ist zu verspielt? Ist der Stil über die Präsentation hinweg einheitlich?

Falls Sie ein begnadeter Redner sind und die Präsentation nicht auch noch versenden müssen, versuchen Sie, die Inhalte gegebenenfalls auch einmal ausschließlich über Bilder zu transportieren.

Wissen Sie jetzt, wie der Hase läuft?

Hier nochmal unsere Tipps rund um das Thema Erfolgreicher mit Präsentation führen für Sie zusammengefasst:

1. Hinterfragen Sie die Zielgruppe intensiv, um auf sie eingehen zu können.

2. Formulieren Sie die Kernbotschaft anhand der Zielgruppe und geben Sie Orientierung.

3. Suchen Sie nach einer Metapher, mit der Sie Ihre Geschichte erzählen können.

4. Definieren und strukturieren Sie zuerst die Inhalte und formulieren Sie diese erst im Anschluss aus.

5. Setzen Sie auf emotionale Bilder, die im Kopf bleiben, passend zur definierten Analogie.

Weitere Insights zu Präsentationen, Präsentationstrainings und Vorlagen erhalten Sie regelmäßig hier im Blog sowie demnächst in unserem Podcast K16 Stories – Kommunikation, die Funken schlägt. Der Podcast wird bei Spotify, Apple Podcasts sowie auf unserer Webseite zu hören sein.

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