Back to Stage — Die neuen Anforderungen für Präsenzveranstaltungen

Es geht wieder los. Die Rückkehr zu Präsenzveranstaltungen zeigt sich deutlich. Sie landet in Anfragen für Seminare und Vorträge wie auch Einladungen zu Konferenzen in meinem Mail-Postfach. Auch erste Festivals wie die Digital X in Köln erwachen langsam aus dem Dornröschenschlaf. Vermehrt geht es wieder auf die Bühne — und damit ist seit langer Zeit nicht die Zoom-Stage gemeint. Eine neue alte Welt tut sich auf.

Dennoch, schlicht so weitermachen wie vor der digitalen Revolution von Zoom, Teams oder Big Blue Button geht irgendwie auch nicht. Das merke ich als Speakerin und Moderatorin selbst im kleinen Rahmen. Vor meiner ersten Live-Veranstaltung fragte ich mich somit etwas verunsichert: „Wie präsentiert man jetzt, Ende 2021, im Live-Kontext? Was behalte ich von früher bei, was lasse ich aus den virtuellen Erfahrungen einfließen, was sollte ich neu dazunehmen?“

Wir befinden uns in einer Zwischenphase. Alle lechzen danach, wieder Live-Events veranstalten und besuchen zu können. Wie die Umsetzung allerdings konkret aussieht, entwickelt sich gerade erst.

Es gibt keinen Weg zurück

„Der Weg zurück ist ja eigentlich irreführend“, erklärt Oktay Tannert-Yaldiz, Inhaber von K16. „Es gibt keinen Weg zurück im klassischen Sinne. Zurück würde bedeuten: ellenlange Meetings, die wenig effizient sind, persönlich in Meetingräumen abzuhalten oder für zweistündige Meetings quer durch die Republik zu fliegen."

Laut einer Studie des Fraunhofer-Instituts für Arbeitswirtschaft und Organisation (IAO) aus dem Jahr 2021 ist es für etwa die Hälfte der Befragten extrem wichtig, Business Events zu tagesaktuellen Themen kurzfristig zu buchen. Damit eine kurzfristige Teilnahme möglich ist, würden sie akzeptieren, dass ein Großteil der Teilnehmer:innen und Referent:innen virtuell partizipiert. Ebenfalls als attraktiv wurde die Möglichkeit einer Onlineplattform angesehen, auf der sich alle Events (auch kurzfristig) buchen ließen.

In den letzten Monaten wurden einige alte Gewohnheiten kräftig durcheinandergewirbelt. Gleichzeitig entstanden blitzartig neue Kompetenzen und die Erfahrung zeigte, dass Vieles auch anders funktionieren kann. All diese Erkenntnisse der jüngsten Vergangenheit fließen unweigerlich in kommende Präsenzangebote bzw. in die Erwartungen der Teilnehmenden ein. Eingefahrene Muster müssen durchbrochen und in Frage gestellt werden.

So mischt sich bei allen Beteiligten — Veranstaltenden, Präsentierenden, Teilnehmenden — eine gewisse Unsicherheit in die Vorfreude.  Eine Art Innehalten und Infragestellen kombiniert mit großer Offenheit und Neugier. Nur eines ist sicher: Je nach Veranstaltungsformat werden digitale Teilnahmemöglichkeiten auch in Zukunft von wesentlicher Bedeutung sein.

Präsentieren: Flexibilität statt Wiederholung

Bisher ist es so gewesen, dass nur die Personen, die wirklich auf einem Live-Event waren, die Veranstaltung erleben konnten. Es handelte sich um einen geschlossenen Kreis. Für Präsentatoren eine äußerst angenehme Situation, denn ein einziger Vortrag ließ sich somit beliebig oft reproduzieren. Heute in Berlin, morgen in Heidelberg, übermorgen auf einer Konferenz in Köln. Und trotzdem für jede:n Teilnehmer:in eine neue Erfahrung.

Das wird in Zukunft nicht mehr funktionieren. Zumindest wird es nicht mehr lange auf diese Weise funktionieren.

„Es geht weg von einer Präsentation, die ich 27-mal halte, hin zu einer Kerngeschichte, die ich aber in 27 Variationen erzählen kann“, so Oktay Tannert-Yaldiz. „Die Menschen werden sich nicht immer wieder komplett neue Themen ausdenken können; sie stehen ja für ein bestimmtes Thema oder für eine bestimmte Lösung. Aber ich brauche dann eine Geschichte in mehreren Variationen für unterschiedliche Zielgruppen."

TIPP:

Passe deine Präsentation an die spezielle Zielgruppe der jeweiligen Veranstaltung an. Lasse dir einen Zugang einfallen, der genau für diesen Ort und diese Menschen zugeschnitten ist.  Du musst jedoch nicht alles jeweils vollständig umkrempeln, sondern trainiere deine Flexibilität.

Vor während und nach der Präsentation

Die Einbettung deiner Präsentation in die Phasen vor, während, danach ist heute wichtiger denn je. Dafür kann es sinnvoll sein, sich als Präsentator:in beispielsweise die fünf wichtigsten Events der Branche auszusuchen und sich darauf zu fokussieren. Das beginnt mit der Präkommunikation, also der Ankündigung, und endet mit einer gelungenen Postkommunikation. Diese Nachbereitung bezieht auch die Möglichkeit zum Austausch und zur weiteren Vernetzung mit ein. „Oft war es so, dass der Veranstalter die Präsentation zur Verfügung stellt, aber dann findet man die nicht. Oder es dauert sieben Wochen, bis man sie bekommt, womöglich noch über irgendwelche kryptischen Portale, von denen man sich die Präsentation herunterladen soll. Es muss sich für die Besucher:innen, die auf dieses Event gehen, sehr einfach anfühlen", erinnert sich Tannert-Yaldiz.

TIPP:

Stelle nach dem Event möglichst zeitnah deine Präsentation für die Teilnehmenden zur Verfügung und verbinde das mit einem Call-to-Action, z.B. einem Aufruf zur Diskussion. So baust du eine starke Verbindung zu den Teilnehmer:innen auf, die diese zu schätzen wissen und welche sich gleichzeitig positiv auf deine Kompetenz und Qualität auswirkt.

Teilnehmen: Gezielte Auswahl

Die Möglichkeiten, an Konferenzen und Veranstaltungen teilzunehmen sind diverser geworden. Früher war das Angebot enorm groß und wer wollte, hätte jede Woche ein Event besuchen können. Alles in Präsenz. Es gab mal bessere, mal schlechtere Konferenzen. Manchmal hat man sich direkt geärgert, dass man für diese unbefriedigende Veranstaltung sechs Stunden im Zug gesessen hat.

Da sich die Durchführungsmöglichkeiten dank des Zuwachses virtueller und hybrider Alternativen erweitert haben, ist dem Publikum eine größere Variabilität der Teilnahme möglich. Die meisten werden sich nun konkret überlegen, zu welchen Terminen sie wirklich hinfahren. „Das ist dann die Digital X, die re:publica und vielleicht noch die South by Southwest in Austin, Texas, wenn wir ein bisschen globaler gucken, und dann noch die IFA in Berlin. Jeder wird sich aus seiner Bubble heraus anschauen, wo gehe ich wirklich hin — es ist schließlich teuer und zeitintensiv — oder nehme ich da lediglich digital teil", so Oktay Tannert-Yaldiz. Diese Einschätzung bestätigt auch die Studie des IAO.

TIPP:

Wer von seinem Arbeitgeber ein Budget für Weiterbildung oder Konferenzen bekommt, kann dieses nun effizienter einteilen. So wählt die Person vielleicht eine oder zwei qualitativ besonders hochwertige, kostenintensive Veranstaltungen aus und kann trotzdem noch an zahlreichen kleineren Konferenzen digital zugeschaltet (und dadurch kostengünstiger) teilnehmen.

Arbeitgeber selbst können ihren Mitarbeitenden so ebenfalls mit einer Vielzahl an Weiterbildungsangeboten entgegenkommen. Entweder erstmalig und kostengünstig oder mit einer erweiterten Auswahl bei gleicher Investition. Generell gilt schließlich: Weiterbildung macht Unternehmen zukunftsfähig.

Veranstalten: Qualität und Skalierung

Festivals und Kongresse werden weiterhin stattfinden, das steht außer Frage. Die Menschen sehnen sich nach direkten Kontakten, nach Gesprächen und Vernetzung. Dennoch ist es wichtig für jede Veranstaltung eine Abwägung zu treffen, in welcher Form, mit welcher Technik und in welcher Größe diese in sinnvollster Weise stattfinden sollte.

Eine aktuelle Prognose ist, dass viele Events, die vorher bereits groß waren, noch größer werden. Mittelgroße und kleine hingegen werden in physischer Hinsicht möglicherweise noch etwas kleiner und verlegen den Hauptteil ihres Angebots in den digitalen bzw. hybriden Raum. Mit einer optimalen technischen Ausstattung ist der Mehrwert für die Konsumenten hier ebenso gegeben — ohne die zeitaufwändige Anreise.

TIPP:

Unter Einbeziehung des virtuellen Raums können Veranstalter:innen nun völlig neu skalieren. „Vorher haben die vielleicht 3.000 Tickets gehabt, wenn die weg waren, waren die weg. Pech gehabt. Und nun können die sagen, es gibt 3.000 Premiumtickets und 50.000 Online-Tickets. Oder unendlich. Das ist für die Ausrichtenden ein mega-attraktives Modell, wenn dann 10.000 für 20 Euro reingehen, das sind dann 200.000 Euro, die die dann einnehmen oder noch mehr. Plus nochmal die Premiumtickets für 300 Euro“, rechnet Oktay Tannert-Yaldiz vor.

Es entsteht ein Geschäftsmodell, das für Anbieter:innen wie auch Teilnehmer:innen ganz neue Möglichkeiten bietet. Dadurch ergeben sich natürlich auch Anforderungen, welche von der Auswahl der Präsentierenden über eine konsistente Teilnehmer:innenliste bis zu einem funktionierenden Wegeleitsystem reichen.

Schlechte Wegeleitsysteme, bei denen die Leute nicht wissen, wo sie hingehen müssen oder sich verlaufen, darf es zukünftig nicht mehr geben. Solche kleinen Dinge sind wichtig für die Experience und spiegeln sich in der Wahrnehmung des Events wider. An solchen Punkten, wie z.B. der Weg von Raum A zu Raum B und weiter zum Schnittchenbuffett, sind ebenso wichtig für die Qualität des Events wie hochkarätige Speaker und Teilnehmende, die voneinander profitieren können.

„Neben der nötigen technischen Infrastruktur kommt es künftig noch stärker auf die optimale Gestaltung der Teilnehmer:innen-Erlebnisse an. Vor-Ort- und virtuelle Teilnehmer:innen haben sehr unterschiedliche Bedürfnisse – das muss bei der inhaltlich-strategischen Konzeption einer Veranstaltung bedacht werden“, sagt Matthias Schultze, Managing Director des German Convention Bureau (GCB).

Gleichzeitig ist die Qualität der hybriden Umsetzung von enormer Wichtigkeit. „Wenn ich alle meine Ressourcen und die inspirativen, richtig geilen Inhalte in das physische Live-Event stecke, dann aber ein schlechtes Tool nutze, welches das Event hybrid machen soll, dann erzeuge ich nicht das gleiche Gefühl oder schaffe eben kein konsistentes Erlebnis", bringt es Oktay Tannert-Yaldiz auf den Punkt.

Fazit: Anspruch und Erwartung

Die Entscheidung, wie ich ein Event erleben möchte, ist nun ganz individuell möglich. Nehme ich die Inhalte für 20 Euro ganz nebenbei mit oder leiste ich mir das Premiumticket für die Präsenzveranstaltung. Im zweiten Fall erwarte ich dann selbstverständlich ein Premiumangebot mit exklusivem Inhalt.

Wer sich dazu entscheidet, vor Ort einem Event beizuwohnen, erwartet Insights, Erlebnisse und Vernetzungsmöglichkeiten, die deutlich über das Onlineangebot hinaus gehen. Zusätzlich möchten die Menschen qualitative Kontakte knüpfen, sich auf fachlicher Ebene austauschen und sich inspirieren lassen.

Wenn ich direkt in Kontakt mit Menschen komme, sei es am Cateringstand oder mit meinen Sitznachbarn im Saal, erlebe ich eine vollkommen andere emotionale Nähe, als wenn ich als Nummer 47335 online zugeschaltet bin. Dafür ist es als digitale:r Teilnemer:in möglich, sich entspannt zurückzulehnen und einfach nur zu konsumieren. Auch das hat seine Qualität. Wichtig ist es nur, diesen Unterschied zu erkennen und bewusst zu nutzen.