Worauf es bei Last Minute-Präsentationen ankommt

Fünf Empfehlungen, die einen optimalen Rahmen schaffen

In den vergangenen 34 Jahren unserer Agenturgeschichte wiederholt sich bei vielen Neukunden immer wieder ein Muster bei der Entstehung von Business Präsentationen. „Wir brauchen mal schnell eine Präsentation für den Termin“. Hand auf Herz, in den meisten Fällen kommt dabei nichts Gutes raus: Inhaltlich überfüllte und langweilig gestaltete Folien, lückenhafte Argumentation ohne konsistente Story, mangelnde Zielgruppenorientierung, unverständliche Diagramme, wüst zusammengestellte Grafiken und Fotos, ein entstellter Auftritt der Marke durch die Verletzung von Brand Design-Richtlinien, unklare Botschaften und fehlende Handlungsaufforderungen… In einer idealen Welt planen wir Präsentationen daher langfristig, in Koordination mit Branding oder Marketing und Fachabteilung. Dennoch müssen wir uns eingestehen: So ideal ist die Welt leider nicht. Der Bedarf an schnell erstellten Präsentationen wird immer da sein.

Da wir das Problem schon länger kennen, können wir auch entsprechend auf Anfragen reagieren. Nichtsdestotrotz steht für uns die Befähigung unserer Kunden ganz oben auf der Liste. Unser Service-Portfolio bietet euch daher alle Bausteine dazu an, um im Bedarfsfall schnell und gekonnt handeln zu können. Was ihr dazu braucht, ist ein Rahmen, der euch langfristig befähigt, selbst mal eben eine top Business-Präsentation zu erstellen.

Gestalterische Basisregeln: Corporate Design-Richtlinien definieren und umsetzen

In der Regel haben alle Unternehmen ein mehr oder weniger definiertes Corporate Design. Neben Logo, Farben und Schriften sind hier auch Anwendungsszenarien definiert. Darin ist festgelegt, welche Markenelemente wie verwendet werden dürfen, so dass die Marke über alle Medien hinweg eine konsistente Erscheinung beibehält. Im besten Fall sind hierin auch das Grundlayout für Präsentationen und Beispielfolien definiert. Da einige Branding-Agenturen das Thema Präsentation allerdings weniger berücksichtigen als angemessen, ist unter Umständen noch ein nachträglicher Styleguide für Präsentationen vorhanden, der insbesondere die Nutzer:innen von Präsentationen adressiert und sehr viel spezifischer auf das Medium Powerpoint eingeht, zum Beispiel auf die Handhabung der Farbpallette oder auf die Regeln zur Mehrzeiligkeit in Folien-Headlines.

Technische Basis gewährleisten: Der Präsentationsmaster als Minimalbasis

Ein weiteres Basic ist der Präsentationsmaster. Ihr solltet in eurem Unternehmen unbedingt einen technisch einwandfreien Master zur Verfügung haben. Dieser erleichtert euch die Präsentationserstellung ungemein. Und ohne den Master, ist es so gut wie unmöglich eine markenkonforme und attraktive Präsentation zu erstellen. Im Master sind unter anderem die Farben und ihre Reihenfolge (Primär- und Sekundärfarben) hinterlegt, wie sie im Brand Design Guide definiert wurden. So könnt ihr zum Beispiel bei Diagrammen immer sicher sein, dass automatisch die erlaubten Farben ausgewählt werden. Jeder Master hat ein bestimmtes Grid für die Gestaltung, das Logo und etwaige Fußzeilen sind darin fest verankert, die Abstände sind fest eingerichtet und eine kleine Auswahl an Folienlayouts geben Orientierung bei Standardfolien. Platzhalter für Bilder, Grafiken und Text geben Sicherheit, und die Corporate-Schriften sind ebenfalls schon hinterlegt. Jede gute Business Präsentation beruht auf einem solchen Master.

Add-ins für mehr Brand Safety

Vor allem größeren Unternehmen ist die konsistente Wahrnehmung ihrer Marke zurecht sehr wichtig. Über zusätzliche Powerpoint-Add-ins wie beispielsweise die empower Suite ist es möglich, die Corporate Identity noch besser abzusichern. Diese Zusatz-Tools haben unter anderem einen Corporate Design Tracker integriert. Diese CD Tracker beziehungsweise CD Checker zeigen den Nutzer:innen, wenn bestimmte Regeln nicht eingehalten wurden, so dass sie darauf reagieren können, um die Markenkonformität einzuhalten. Nicht nur aus Gründen der Brand Safety, aber auch zur Steigerung der Produktivität, können solche Tools sehr nützlich sein.

Skills schulen: Trainings für Storytelling und Gestaltung

Wenn ihr beschließt, dass Präsentationen im eigenen Unternehmen selbst gestaltet werden sollen, sollten eure Kolleg:innen die Potenziale von Powerpoint und Co. kennen. Schließlich bildet ihr sie ja auch im Kerngeschäft entsprechend aus und weiter, so dass sie die notwendigen Fähigkeiten für ihren Job erhalten. Bei der Vielzahl an Präsentationen sorgen Basis-Skills in Gestaltung und Storytelling nicht nur für bessere Präsentationen, sondern auch für eine schnellere Umsetzung. Wer häufig mit Präsentationen arbeitet, sollte daher verstehen was sie:er tut.

Wir sind der Ansicht, dass Schulungen für Präsentationsdesign dann am nachhaltigsten sind, wenn sie direkt auf eure Bedürfnisse einzahlen, eure meistgenutzten Arten von Präsentationen sowie euer Corporate Design berücksichtigen. Daher bietet euch K16 fast ausschließlich geschlossene Schulungen für die eigenen Mitarbeiter:innen an, in denen ihr auf Basics oder Advanced Level direkt mit eurer Materie in den Präsentationen üben könnt.

Verantwortung im Prozess: Ownership und Entscheidungsrahmen definieren und leben

Wenn es schnell gehen muss, sind kurze Entscheidungswege das A und O. Bei großen Präsentationen wie dem Neuaufsatz von Corporate Präsentationen sind in der Regel viele Stakeholder vom C-Level über Marketingleitung und HR bis zu den repräsentierten Business Units involviert. Diese Präsentationen sind daher auf eine längere Entwicklungsphase ausgelegt. In Pitch-Situationen, bei öffentlichen Vergaben und erst recht in der Krisenkommunikation sind die Zeithorizonte oftmals sehr eingeschränkt. Daher braucht es einen verantwortlichen Project Owner, der auch dann Entscheidungen treffen kann, wenn alle anderen in Meetings oder im Urlaub sind. Viele und vor allem viele kurzfristige Änderungen sind immer eine große Fehlerquelle. Definiert daher eine verantwortliche Person aus eurem Team oder der Abteilung, die im Zweifel wichtige Entscheidungen trifft, anstatt das ganze Management Team in jede Freigabe von Texten und Bildern einzubeziehen. Normalerweise empfehlen wir, immer alle Stakeholder mitzunehmen. Aber wenn ihr wirklich zeitkritisch unterwegs seid, sind schnelle Entscheidungen extrem wichtig, um Sicherheit und Effizienz zu gewährleisten. Wenn das Thema besonders geschäftskritisch ist, solltet ihr diese Entscheidungshoheit natürlich tendenziell weit oben in euren Strukturen verorten, also entweder bei der Fach- oder Abteilungsleitung oder in der Unternehmensführung. Das stellt auch sicher, dass die zu sendenden Botschaften mit der Unternehmens- oder Produktstrategie konsistent bleiben. Diejenige Person, die die Verantwortung für die Präsentation hat, muss den Rückhalt vom Top Management haben und sich diesem gegenüber im Zweifel verantworten.

Inspiration und Arbeitshilfe: Bibliotheken anbieten

Schnell mal eine Timeline, einen Prozess oder ein Diagramm inszenieren – das ist leichter gesagt als getan, wenn in Stresssituationen auch noch die markenkonforme Darstellung berücksichtigt werden soll. Erfahrungsgemäß sind Formatierungsfragen in Präsentationen die größte Frustquelle für die Anwender:innen. Eine Vorauswahl an Standardvorlagen im eigenen Corporate Design kann bei der Vermeidung dieses Frusts helfen. Folienbibliotheken halten je nach Bedarf etwa 50 oder mehr Folienlayouts mit Platzhaltern für diverse Anwendungszwecke parat. Eure Mitarbeiter:innen können sich so entweder einfach entsprechende Folienlayouts in ihre Präsentation kopieren und anpassen oder die Folienbibliothek als Inspirationsquelle nutzen, wenn sie sich beispielsweise fragen, wie sie ein wichtiges Statement hervorheben oder wichtige Zahlen spannend inszenieren können. Neben dem Master, der euch das die technische Grundlage für eure Präsentationen liefert, könnt ihr aus der Folienbibliothek also ganz konkrete, fertige Folien einsetzen.

Der Einsatz fertiger Präsentationsbestandteile, die zudem Brand-konform sind, bietet in der Handhabung ein absolutes Plus an Sicherheit und Komfort. Das Gleiche gilt natürlich auch für sogenannte Assets wie Bilder und Icons. Zum Teil enthalten Folienbibliotheken auch schon die vorgestalteten Icons in den richtigen Formaten, um sie per Copy Paste in die Präsentation einzufügen. Viele große Unternehmen nutzen allerdings auch Online-Mediatheken, aus denen Standard-Markenbestandteile wie lizenzierte und angepasste Icons und Bilder zum Download zur Verfügung stehen.

Langfristige Planung bleibt die beste Option

Ihr werdet sicherlich selbst schon in der Vergangenheit die Erfahrung gemacht haben, dass der eine oder andere der genannten Faktoren die Qualität von schnell erstellten Präsentationen beeinträchtigt hat. Eine sorgfältige Vorausplanung sollte daher immer die erste Option sein. Habt ihr diese Option häufig nicht, hoffen wir mit unseren Tipps für einen organisatorischen Rahmen etwas helfen zu können. Denkt dabei immer, dass die Präsentationserstellung für die Anwender:innen insbesondere in Stresssituationen so einfach wie möglich sein sollte, und dass sie im Prozess so viel Sicherheit wie möglich erhalten.

Letzter Tipp: Fehlen euch sowohl die nötige Zeit als auch der organisatorische Rahmen, sind wir gern für euch da. www.k16.de