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In 12 Schritten zur perfekten PowerPoint-Präsentation

Ob wichtiger Pitch, großes Live-Event oder interne Strategiebesprechung: Jede Präsentation ist anders und verlangt eine individuelle Herangehensweise. Die folgenden Tipps helfen Ihnen dabei, für jeden Anlass das Optimum aus Ihrer Präsentation herauszuholen.
1. Vorbereitung & Konzeption

SPRINGEN SIE NICHT GLEICH INS KALTE WASSER

Eine gründliche Vorbereitung ist die Grundlage jedes erfolgreichen Vortrags. Also machen Sie sich einen detailierten Plan, bevor Sie mit Ihrer Präsentation starten. Wer ist Ihre Zielgruppe, und wie ist deren Wissensstand zu Ihrem Thema? Was ist der Anlass der Präsentation, und welche Tonalität passt dazu?

Ganz wichtig: fokussieren Sie sich nicht nur darauf, was Sie erzählen wollen, sondern versuchen Sie zu ergründen, was Ihre Zuhörer interessiert. Nur wer gut vorbereitet ist, kann sein Publikum wirklich überzeugen.

2. Botschaft

VERKÜNDEN SIE IHRE BOTSCHAFT

Bevor Sie loslegen, sollten Sie Ihre Kernbotschaft in ein oder zwei Sätzen zusammenfassen können. Das mag trivial wirken, ist aber hochkomplex – und die wichtigste inhaltliche Vorarbeit für Ihre Präsentation.

Also nehmen Sie sich ausreichend Zeit, um Ihre Inhalte zu durchdringen, zu strukturieren und zielgruppengerecht auf den Punkt zu formulieren. Wer nicht weiß, was er eigentlich sagen will, kann auch nicht klar kommunizieren.

3. Struktur

GENERIEREN SIE FOLLOWER

Mit deduktiver Argumentation sorgen Sie für ein besseres Verständnis Ihrer Inhalte. Diese Argumentationsstruktur, auch als pyramidales Prinzip bekannt, stellt das Ergebnis in den Vordergrund.

Beginnen Sie mit Ihrer Kernaussage, die prominent auf der Folie platziert wird oder auch direkt in der Headline stehen kann. Erst im Anschluss wird mit Argumenten, Belegen und weiteren Details erklärt, wie Sie zu diesem Schluss gekommen sind. Wenn Ihre Zuhörer sofort wissen, wo es hingeht, können Sie Ihnen auch leichter folgen.

4. Storytelling

SPIELEN SIE RUHIG DEN HELDEN

Kraftvolle Stories machen aus einer guten Präsentation ein emotionales Erlebnis. Geschichten bleiben besser im Gedächtnis, und sie lassen sich auch einfacher weitererzählen. Also inszenieren Sie Ihr Produkt doch mal als Helden, schicken Sie Ihre Inhalte auf transformative Reisen oder lassen Sie Ihr Projektteam Hindernisse für den Kunden überwinden – und machen Sie Ihre  Zuhörer zu Multiplikatoren.

Noch immer setzt nur ein Viertel aller Unternehmen regelmäßig Storytelling in Präsentationen ein. Doch wer es schafft, auch trockene Inhalte emotional zu verpacken, gewinnt leichter die Aufmerksamkeit seiner Zuhörer.

5. Corporate Design

FÜGEN SIE SICH EIN ODER SPRENGEN SIE DEN RAHMEN

Ihr Unternehmen hat ein Corporate Design, das festlegt, wie es nach außen auftritt. Und im Idealfall gibt es auch einen PowerPoint-Master, in dem die richtigen Farben, Formen und Schriften integriert sind, und eine Folienbibliothek, die Standardvorlagen enthält. Machen Sie sich mit diesen Dokumenten vertraut und nutzen Sie sie, um Ihre Inhalte markenkonform zu präsentieren.

Zu besonderen Anlässen, beispielsweise bei revolutionären Produktneuheiten oder großen Changes im Unternehmen, kann aber auch bewusst darauf verzichtet werden – wenn es Sinn macht und Ihre Botschaft unterstützt.

6. Typographie & Schriftgröße

GEBEN SIE DEM PUBLIKUM ETWAS ZU LESEN

Einheitliche Systematiken bei Headline, Subheadline und Copytext strukturieren nicht nur Ihre Folien, sondern helfen auch dabei, den Blick des Publikums gezielt auf die relevanten Inhalte zu lenken.

Also nutzen Sie Fette- und Regular-Schriftschnitte sowie Größen- und Farbunterschiede, um verschiedene Inhalte voneinander abzugrenzen und zu gewichten. Sonderelemente, etwa farbige Boxen für Key Takeaways, können besonders relevanten Content zusätzlich hervorheben. Und setzen Sie auch die kleinsten Texte so groß, dass sie in der letzten Reihe oder auf dem kleinsten Screen noch lesbar sind.

7. Bilder

ERREGEN SIE AUFSEHEN – WECKEN SIE EMOTIONEN

Der Mensch nimmt über 80% aller Informationen mit den Augen wahr. Bilder können Emotionen viel effektiver als Texte transportieren und bleiben im Gedächtnis – aber nur, wenn sie dem Betrachter sofort verständlich sind.

Suchen Sie deshalb im Vorfeld nach Motiven, die Ihre Inhalte unterstützen und die in der Lage sind, unabhängig von der Bildumgebung die beabsichtigte Emotion zu kommunizieren.

8. Animationen & Übergänge

BRINGEN SIE BEWEGUNG IN DIE SACHE

Animationen sind großartig und können die Kirsche auf der Sahnetorte sein. Allerdings ist die Gestaltung komplexer Animationen sehr anspruchsvoll. Wenn Sie kein Profi sind, ist es daher meist besser, es nicht zu übertreiben. Außerdem sind Animationen kein Selbstzweck, sondern sollten nur eingesetzt werden, um Ihre Inhalte zu unterstützen

Auch bei der Fülle der kreativen Folien-Übergänge, die PowerPoint bietet, ist weniger oft mehr: „Verblassen“ ist prima, manchmal auch „schieben“ – aber Finger weg vom Rest!

9. Absprachen & Abstimmung

FRAGEN SIE IMMER UM ERLAUBNIS

Je wichtiger Ihre Präsentation ist, desto dringender sollten Sie diese im Vorfeld mit den relevanten internen und externen Stakeholdern abstimmen. Das gilt natürlich umso mehr, wenn Sie nicht selbst der Präsentator sind.

Rechtzeitige Absprachen minimieren nicht nur Änderungsschleifen, sondern verhindern auch Verstimmungen nach der Präsentation.

Wenn Sie live auf der großen Bühne präsentieren, sind noch einige weitere Dinge zu beachten. Hier sind drei hilfreiche Tipps, wie Sie Ihre Zuhörer begeistern.
10. Aufmerksamkeit & Texte

LASSEN SIE ES AUCH MAL GUT SEIN

Sie haben etwa 60 Sekunden Zeit, um die Aufmerksamkeit Ihres Publikums zu gewinnen. In dieser Zeit sollte es Ihnen zuhören und nicht dazu verleitet werden, ausufernde Texte auf Folien lesen.

Also schreiben Sie nur das absolut Nötigste auf die Folien, formulieren Sie knackige Headlines und kurze Stichpunkte – und begeistern Sie Ihr Publikum über die Tonspur.

11. Presentation Skills & Authentizität

SEIEN SIE SIE SELBST AUF DER BÜHNE

Nicht in jedem von uns steckt ein Steve Jobs – und das ist auch in Ordnung so. Also gestalten Sie Ihre Präsentation so, dass sie zu Ihnen passt und Sie sich damit wohlfühlen. Und studieren Sie die Inhalte und Abläufe vorher gründlich ein, damit am großen Tag auch nichts schiefgeht.

Nur wenn Sie authentisch und selbstsicher auftreten, überzeugen Sie Ihr Publikum und bleiben im Gedächtnis.

12. Durchführung

BEHERRSCHEN SIE DIE TECHNOLOGIE

Trivial, aber wichtig: Checken Sie vor Ihrem Vortrag die Technik auf alle Eventualitäten. Funktioniert der Beamer und sind die Batterien in Ihrem Presenter frisch? Ist PowerPoint installiert, idealerweise die Version, mit der Sie Ihre Präsentation erstellt haben? Das ist besonders wichtig, wenn Sie neuere PowerPoint-Features wie Morph nutzen wollen, die nur in der 365-Variante verfügbar sind. Stellen Sie außerdem sicher, dass die in Ihrer Präsentation verwendeten Schriften installiert oder eingebettet sind.

Auch die beste Präsentation scheitert, wenn sie niemand sehen kann. Und Stress ist das Allerletzte, was man vor einem wichtigen Vortrag gebrauchen kann.

QUELLEN

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