Von der Bühne vor den Rechner: Wie ihr im digitalen Raum gute Präsentationen haltet

Noch zehn Minuten. Die Moderatorin macht sich noch einen Kaffee, setzt sich entspannt an den Schreibtisch. Die ersten Teilnehmer:innen haben sich in die Plattform eingeloggt. Viele Kameras sind ausgeschaltet: schwarze Kacheln. Doch hier und da wird der Blick in Arbeitszimmer, Wohnzimmer oder eine Küche geleitet. Es ist Zeit. Die Moderatorin schaltet Mikrophon und Video ein, spricht eine Begrüßung in den digitalen Raum.

Seit circa einem Jahr finden Events, Seminare und Fortbildungen virtuell statt. Moderator:innen wie auch die Teilnehmer:innen sitzen während der Veranstaltung vor ihren Rechnern. Gruppen-Feeling in den heimischen vier Wänden.

Der Großteil der Veranstalter:innen wurde damals von den neuen Anforderungen überrascht und stand erst einmal vor einem großen schlecht ausgeleuchteten Fragezeichen. Was tun? Doch die Lernkurve stieg schneller als die Corona-Infektionszahlen und ein Jahr später gehören digital durchgeführte Veranstaltungen zum Alltag. Gleichzeitig entstehen neue hybride Formen der Zusammenkunft. Hybrid bedeutet hier: Eine Veranstaltung findet gleichzeitig in Präsenz wie auch im digitalen Raum statt. Es soll dabei einen echten Event-Charakter geben, der weit über den üblichen Livestream hinausgeht.

Bei all diesen Entwicklungen befinden uns gerade an einem Zwischenstopp. Digitale Routine reicht nicht mehr, nun sticht derjenige heraus, der Qualität und Innovation liefert. Denn nun, wo der virtuelle Raum in den Alltag eingezogen ist, stellt sich nach dem: „Ein Glück, es funktioniert“ viel mehr die Frage: „Und wie machen wir das jetzt richtig gut?“

Entspannung durch Technik

Die technischen Anforderungen für beide Seiten sind gering. Somit ist die Hürde, an einer Veranstaltung teilzunehmen, die komplett remote ist, erst einmal niedrig. Dank WebRTC lassen sich Videokonferenzen sogar direkt im Browser durchführen, so dass die Teilnehmenden keine Software installieren müssen. Wer interagieren möchte, braucht lediglich Kamera und Mikrophon bzw. Headset.

Die referierende Person benötigt ein paar Basics mehr: eine gute Internetanbindung, ein funktionierendes Mikrophon, durchdachte Beleuchtung und einen passenden Hintergrund (neutral ist meistens die beste Wahl). Aufwändiger wird es erst, wenn das Event größer ist. Dann bekommt die Veranstaltung mit Gästen vor Ort, mehreren Kameras, Regie und Tonequipment plötzlich den technischen Charakter einer Fernsehshow.

Egal ob Workshop oder Symposium — eine funktionierende Technik sorgt bei allen Beteiligten für Entspannung und ist die Essenz eines gelungenen Events. Wichtig dafür sind Technik-Checks, die in genau dem Setup der Veranstaltung und mit ausreichendem Vorlauf stattfinden. Schwierigkeiten lassen sich ausbügeln und Änderungen vornehmen, ohne dass der Stress auf die Veranstaltung abfärbt. Geprüft werden solle dabei alles, was in der Durchführung vorgesehen ist, von der Bildschirmteilung über Umfrage-Tools, Whiteboards bis zu Videoeinspielern. Egal, ob 20 oder 2000 Teilnehmer:innen, hybrid oder rein digital. Bei einem wichtigen Event, das einen Eindruck hinterlassen soll, ist die Technik der Boden auf dem alles andere zu blühen beginnt.

Denn: Souveränität in der Technik wirkt sich auch nicht nur auf die Präsenz vor der Kamera aus, sondern entspannt auch die Teilnehmer:innen.

Charisma und Präsenz im virtuellen Raum

Die Technik legt die Grundlage für die Stimmung. Läuft sie, ist der Präsentierende entspannt und souverän, die Teilnehmenden aufmerksam und unterhalten. Am besten ist es dabei, eine:n Operator:in im Team zu haben, der:die die Tools steuert, die Präsentation zuschaltet, Videos einspielt und den Teilnehmenden als ständige:r Ansprechparter:in zur Seite steht. Diese können sich bei technischen Problemen oder Nachfragen an ihn:sie wenden und haben jemanden, der:die immer ein offenes Ohr hat. Die User:innen fühlen sich gut aufgehoben und betreut — es gibt jemanden, der:die sich um sie kümmert. Die Moderierenden können sich rein auf den Inhalt konzentrieren und das Energielevel halten.

Dennoch ist Präsenz nicht jedem auf die gleiche Weise in die Wiege gelegt. Rosie Schuster von Techcast kennt das: „Es gibt ja Menschen, die nehmen den Raum ein und man spürt diese ganze Aura. Die haben es oft schon schwerer, das eins zu eins auch digital umzusetzen. Aber es gibt auch umgekehrt Menschen, die in der Präsenzveranstaltung gar keine große Ausstrahlung haben, vor der Kamera dann aber wunderbar rüberkommen. Das kennt man manchmal von prominenten Leuten. Wenn man die in echt trifft ist man fast ein bisschen enttäuscht, weil die vor der Kamera so toll präsent sind und in der echten Begegnung gar nicht.“

Doch das lässt sich trainieren. Im letzten Jahr hat die Kamerascheu bereits stark abgenommen. Es ist ok, wenn die Aufnahme läuft, das gehört oft mittlerweile zum Arbeitsalltag. Gewohnheit ist jedoch nur ein Faktor auf dem Weg zum Online-Charisma. Wichtiger ist, die Situation auszublenden. Die Kamera zu vergessen bzw. sie als etwas Positives wahrzunehmen. Die Kamera ist dein freundliches Gegenüber, das den Weg hinaus in die Welt und zu den Teilnehmer:innen schafft. Wer auf diese Weise mit der Situation flirtet, steigert sein Charisma.

Visuelle Unterstützung durch Powerpoint

Programm öffnen, loslegen und schon bist du auf Folie 12. Wunderbar, wenn es läuft und sich die Slides quasi selbst kreieren. Dennoch ist es oft gewinnbringender, erst einmal mit einer Informationssammlung zu beginnen. Stelle dir, bevor du die Folien erstellst, folgende Fragen: Wer ist die Zielgruppe? Was sind ihre Befürchtungen? Was bringt ihnen die Präsentation?

Diese Basissammlung lässt sich beliebig anpassen und ausbauen, worauf es jedoch ankommt, ist: Setze dich ganz genau mit deinem Publikum auseinander. Je perfekter die Präsentation auf die Teilnehmenden zugeschnitten ist, desto besser kommt sie bei diesen an.

Um diesen Effekt noch zu stärken und die Präsentation auf Herz und Nieren zu prüfen, bietet sich die 5-Why-Methode von Sakichi Toyoda an. Fünf Warum-Fragen helfen dir hier, eine noch bessere Botschaft zu erarbeiten.

Und dann erst geht’s in die Umsetzung mit Powerpoint. Beginne hier mit der Kernaussage und liefere nachfolgend Argumente die diese unterstreichen. Nutze Bilder und beschränke dich im Text auf die nötigsten Aussagen, nutze dabei unterschiedliche Schrifthierarchien: mal fett, mal eine andere Schriftgröße oder Schriftart. Auch das Corporate Design des Unternehmens sollte in der Präsentation aufgegriffen werden.

Die Stimme, dein persönliches Präsentationstool

Unterstützt wird die eigene Ausstrahlung noch durch eine angenehme Sprechweise. Als Prototyp für einen optimalen Redner wird gerne Steve Jobs genannt und bei ihm lassen sich viele wichtige Aspekte abgucken. Große Bekanntheit erlangte beispielsweise sein TED Talk „How to live before you die“. In 15 Minuten macht er hier quasi alles richtig.

Die wichtigste Botschaft in Bezug auf die Stimme wie auch für jede Präsentation, die du hältst lautet: Meine das, was du sagst. Wer nicht hinter dem steht, was er:sie vermittelt verliert die Aufmerksamkeit der Anwesenden und wirkt wenig überzeugend bzw. glaubwürdig.

Habe Mut zu echten Pausen. Wenn du etwas Wichtiges gesagt hast, mache einen Punkt und lasse die Information kurz stehen und wirken. Auch die Pause nach einem Satzende ist nicht nur Übungssache, sondern gestaltet den Vortrag. Gehe dabei mit der Stimme herunter.

Wer sich intensiver mit der eigenen Stimme beschäftigen möchte, für den: die ist die Medientrainerin Dr. Katrin Prüfig die richtige Ansprechpartnerin.

Oh, nein! Wo sind die Teilnehmer:innen abgeblieben?

„Die Sorge gibt es ja, dass die Teilnehmer:innen abschweifen und dann ihre E-Mails beantworten, aber ich bin da nicht so skeptisch, dass die Leute nicht dabei sind. In Präsenzveranstaltungen sieht man das ja auch, dass manche am Handy rumhängen oder E-Mails verschicken“, Rosie Schuster bleibt entspannt. „Aber natürlich ist das A und O jeder Veranstaltung ob Präsenz oder digital, dass man ein spannendes Programm anbietet und vielleicht etwas ganz besonders Interessantes weiter hinten in der Agenda platziert, damit die Leute dann auch noch mit dabei bleiben.“

Wichtig ist ein abwechslungsreicher Ablauf, ein dynamischer Regieplan. Dafür gibt es im Digitalen oder Hybriden viele Möglichkeiten. Ein 45-Minuten-Vortrag, der im Präsenzkontext völlig normal ist, stellt die Konzentration im virtuellen Setting vor große Herausforderungen. Alles sollte etwas kürzer sein, aufgelockert durch Einspielungen, Umfragen oder Expertenpanels. Solche Elemente, die die Teilnehmer einbeziehen sind  in digitalen oder hybriden Veranstaltungen zusätzlich möglich und eben auch wichtig, um die Aufmerksamkeit zu halten. Auch Gamification oder kleine Sport- und Yoga-Einheiten werten die Veranstaltung auf.

Es stimmt nur bedingt, dass die Menschen digitale Events leid sind. Es geht darum, wie diese gestaltet werden. Zur Zeit ist der hybride Raum durch die Coronamaßnahmen noch unterrepräsentiert bzw. kaum möglich, doch das wird sich schnell ändern. Der Schritt vom digitalen zum regelmäßigen, hybriden Event liegt direkt vor uns und birgt enorme Chancen.

Die wichtigsten Tipps im Überblick

1. Der Technik-Check

   Mache dich mit der Technik vertraut. Logge dich in die Plattform ein, die du benutzen wirst und probiere aus, wie die Tools funktionieren. Plane unbedingt (mindestens) einen Technik-Check mit Kolleg:innen ein, indem ihr alles testet, was in der Veranstaltung passieren soll.

2. Die innere Einstellung

   Entwickle ein entspanntes Verhältnis zu der Situation vor der Kamera. Hier spiegelt sich deine innere Haltung nach außen wider. Wenn du die Kamera als dein Fenster in die Welt siehst und dich freust, mit deiner Präsentation den Teilnehmer:innen etwas Spannendes, Lehrreiches, Lustiges zu vermitteln wirkt sich das positiv auf deine Präsenz aus.

3. Die Präsentation

   Gestalte die Folien kurz und knackig und visuell, mit Grafiken und Bildern, welche deine Botschaft auf der Folie unterstützen. Denn steckt eine visuelle Geschichte dahinter, bleiben Informationen wissenschaftlich bewiesen länger im Gedächtnis. So können beispielsweise Sportthemen super als Metapher für Teamgeist und gemeinsame Ziele genutzt werden. – Weitere Tipps und Tricks von unserem Trainer und Art Director Chris findet ihr unten im Video.

4. Die Stimme

   Verstelle dich nicht. Weder in deinem Sprachstil noch in dem, was du rüberbringen möchtest. Die Teilnehmenden merken, wenn du nicht hinter dem stehst, was du sagst. Koste Pausen sowie Punkte am Satzende aus und sprich dynamisch.

5. Die Dynamik

   Sorge für ein abwechslungsreiches, dynamisches Programm. 120 Minuten Frontalpräsentation sind ermüdend und lässt die Teilnehmer:innen abschweifen und im schlimmsten Fall abschalten.  Überlege dir kurze Einheiten, die den Input auf unterschiedliche Art vermitteln, z.B. Videos, Umfragen, Expertenpanels.

Tipps für eine erfolgreiche Präsentation

Ausschnitt vom Vortrag unseres Präsentations-Trainers, Art Directors und zertifiziertem Powerpoint-Designer Christian Kirga, vom Techcast-Event „New World, New Work, New Normal: Glanz und Power bei Videokonferenzen!“

Für Fragen zu Trainings besucht gern unsere Trainingsseite. Außerdem freuen wir uns auf eure Anfragen zur Präsentationsgestaltung oder für Trainings per E-Mail an kontakt@k16.de oder per Kontaktformular.