Digital Coffee Break: So geht Netzwerken im hybriden Raum

Im letzten Jahr gab es einen Knall. Mit einem Mal war alles anders. Die Türen wurden geschlossen, der Ausgang beschränkt, Spazierengehen die Möglichkeit, Menschen zu treffen — oder eben Zoomen. Zoo… was?

Das Einfrieren jeglicher Präsenzkontakte stellte gleichzeitig die Weichen für eine digitale Revolution in der Fortbildungs- und Veranstaltungsbranche. Events wurden virtuell, gleichzeitig kostengünstiger, dezentralisiert und interaktiv. Einziger Nachteil: der fehlende Austausch mit anderen, bei Treffen am Kuchenbuffet oder in spontanen Gesprächen.

Doch mit zunehmender Erfahrung wird deutlich, dass sich soziale Interaktionen erstaunlich gut auch digital herstellen lassen. Hilfreich sind zum Beispiel zahlreiche Tools, die auf unterschiedliche Art und Weise den Austausch fördern — oft sogar vergleichbar mit einer Präsenzveranstaltung.

Die Möglichkeiten digitaler Elemente

„Es gibt viele Elemente, die uns die Augen geöffnet haben, was eigentlich möglich ist. Ich nehme zum Bespiel gerne Zoom, wo man zwischen Plenum und Breakout-Gruppen springen kann. Wenn man mit einem Google-Doc als Notiz-Board im Hintergrund arbeitet, hat man sofort gute Ergebnisse. Das gibt Struktur und die Leute können das Dokument direkt auf Knopfdruck mitnehmen“, erzählt Christine Wank, Gründerin des Generative Facilitation Institute.

Es lohnt sich, die Teilnehmenden zu ermuntern, den Chat und die jeweiligen Tools lebhaft zu nutzen. Oft entstehen damit Grundlagen für anknüpfende Gespräche und den Austausch von Kontakten.

Hier eine Auswahl effizienter Werkzeuge für digitale oder hybride Veranstaltungen:

• Miro – Visualisierungen und Teamwork am „Flipchart“

• wonder.me – Teamwork im World-Cafe-Setting

• Slido – Q&A-Tool

• Sched – Event Management Datenbank

• Topi – Networking App

• Mozilla Hub – individuelle Gestaltung von Räumen, Ton verändert sich bei Bewegung durch den Raum

• Mobile Event App – große Events möglich, virtuelle Ausstellung, Matchmaking

Auch in digitalen oder hybriden Räumen sollte die Qualität der Beziehungen besonders beachtet werden. Sowohl zwischen der präsentierenden Person und dem Publikum wie auch unter den Teilnehmenden selbst. Hier zahlen sich gerade bei kleineren Events oder Gruppenveranstaltungen Sorgfalt und eine gute Vorbereitung aus.

Networking mit Konzentration und Entspannung

Was oft zu kurz kommt, ist die Gestaltung eines eigenen Raumes, in dem sich jede:r einzelne Teilnehmer:in voll und ganz auf das Event einlassen kann. Ein sinnvoller Service ist es hier, die angemeldeten Personen schon in der Begrüßungsmail mit einigen Tipps auf die Situation vorzubereiten und für einen angenehmen Arbeitsplatz zu sensibilisieren. Diese Ideen sorgen dafür, dass sich die Teilnehmer:innen auf das Event einstellen und somit auch entspannt auf Networking-Elemente einlassen können.

Tipps könnten beispielsweise folgende sein:

• Um Ablenkungen zu vermeiden, schließe alle zusätzlichen Fenster, wie auch das Mailprogramm und andere soziale Kanäle.

• Lege Zettel und Stift bereit, sowie ein Getränk und einen Snack. Sorge dafür, dass es dir gut geht.

• Nimm dir nichts vor. Oft planen Teilnehmende einen Arzttermin, ein Meeting oder den Einkauf in der Zeit der virtuellen Veranstaltung. Solche Unterbrechungen sind jedoch nicht nur ungünstig für den eigenen Fokus, sondern erschweren auch das Netzwerken. Lasse dich vollständig auf das Event und die anderen Menschen dort ein. Mach dir bewusst: Ihr seid heute gemeinsam an diesem Ort.

Momente der Ruhe

„Nehmt euch Zeit für einen Check-In. Selbst wenn es nur ein, zwei Sätze sind oder ein Wort“, so Christine Wank. „Ebenso kommt es auf einen stimmigen Wechsel an, um die Energie und den Fokus zu halten: Im großen Plenum zu arbeiten, dann in Kleingruppen zu gehen, bewusst auch stille Momente sowie Austauschmöglichkeiten zu zweit einzubauen.“

Solche nahezu intimen Momente schaffen Verbindungen, die oft über die Veranstaltung hinaus genutzt werden.

Doch gerade bei großen Konferenzen mit mehreren parallel stattfindenden Räumen sind solche persönlichen Check-In-Momente schwierig. Hier ist es wichtig, extra Zeit für das Networking einzuplanen. Eine gute Möglichkeit dafür bietet sich, wenn Veranstaltungen chronologisch ablaufen. Anstelle von Raum 1, Raum 2, Foyer und Cafeteria gibt es dann von 13 bis 15 Uhr parallel ablaufende Vorträge, Panels oder Workshops. Um 15 Uhr ist für alle eine gemeinsame Kaffeepause, in der nichts passiert. Die Teilnehmenden können von ihrem Arbeitsplatz aufstehen, sich bewegen, etwas essen oder auch mit einem bestimmten Kontakt in die Videokonferenz gehen. Gerade in Onlineformaten darf man die Pausen nicht unterschätzen.

Das Zauberwort heißt Matching

Hierbei handelt es sich um ein Kennenlernen per Algorithmus. Im Gegensatz zum lockeren Austausch am Kaffeetisch wird hier vorgegeben, wer mit wem ins Gespräch kommt. Das ist zwar weniger spontan, stattdessen jedoch deutlich effektiver und macht mindestens ebenso viel Spaß.

Wer sich zu einer Veranstaltung anmeldet, füllt bei der Registrierung Art Dating-Profil aus. Natürlich nur wer möchte, wer anonym teilnehmen und ganz für sich selbst bleiben will, darf das selbstverständlich ebenso. Der Fragebogen, den zum Beispiel die Online-Event-Produktion Techcast verwendet, ist zur Hälfte ein wissenschaftlich erarbeiteter Standardfragebogen, in dem Kommunikationsvorlieben abgefragt werden, damit die Leute gut zusammenpassen. Die zweite Hälfte wird dezidiert mit dem jeweiligen Veranstalter ausgearbeitet und befasst sich mit dem Thema des Events sowie den Interessen der Teilnehmenden. Die ausgefüllten Fragebögen werden dann durch einen Algorithmus geschickt, welcher passende Paarungen zusammenstellt.

Die digitale Welt kann mehr

Dennoch: Eine wiederkehrende Frage im digitalen Raum bleibt diese: Wie schaffe ich eine Community? Wie transportiert man das Foyer mit der Kaffeemaschine, dem Kuchenbuffet und den zufälligen Begegnungen in die virtuelle Welt?

Auch hier gilt, dass man die Präsenzveranstaltung nicht eins zu eins abbilden kann. Die Interaktion und die Frage „Wie bringe ich die Menschen ins Gespräch?“ sollte in der Planung und der Umsetzung unbedingt mitgedacht werden. Wenn das geschehen ist, lässt sich im digitalen oder hybriden Raum ein Gemeinschaftsgefühl kreieren, welches das einer Präsenzveranstaltung möglicherweise noch übersteigt.

Wie stelle ich normalerweise Kontakte her? Ich gehe auf eine Person zu, spreche sie an und gucke, wo unsere gemeinsamen Interessen liegen. Dann entsteht ein interessantes Gespräch — oder auch nicht.

„Jetzt gleich gehe ich zu einer Office-Hour, wo ich einfach da bin und man sich zum virtuellen Kaffee oder Tee dazu setzen kann.“, berichtet Christine Wank. „Wir diskutieren dann Fachfragen und Themen, die Menschen einfach bewegen.“

Für zurückhaltende oder schüchterne Personen kann die lockere soziale Verknüpfung allerdings eine ziemliche Herausforderung darstellen. Doch auch das lässt sich lösen und kann gerade bei großen Veranstaltungen oder Symposien das Netzwerken auf eine neue Ebene heben.

„Anfangs haben wir versucht, den sozialen Aspekt genauso umzusetzen, wie man es kennt. Wir haben also Videokonferenzen eingebaut, wo die Leute hätten reingehen können. So wie am Stand: Man geht vorbei und beginnt ein Gespräch. Aber das ist nicht passiert oder nur ganz wenig. Du weißt halt nicht, wer in der Videokonferenz drin ist, was dich da erwartet… Die Hürde ist zu hoch,“ erzählt Rosie Schuster von Techcast. „Wenn dir aber jemand sagt, und sei es nunmal ein Algorithmus, ‚Geh um 15 Uhr dahin, das macht Sinn, das wird deine Ziele erfüllen‘, dann muss ich das ja machen, weil es jemand gesagt hat. Ich klicke also auf den Link und schon bin ich drin. Ich muss nicht aktiv werden, beide Personen sind auf Augenhöhe. Keiner muss einen größeren Schritt gehen, sondern wir nutzen, was für uns errechnet wurde.“

Wenn die Kaffeepause ansteht, gibt es nun also Matches. Den Teilnehmer:innen wird dabei angezeigt, wer zu ihnen passt und auch aus welchem Grund. Ein Klick auf den Link und schon öffnet sich der virtuelle Matching-Raum. Wie eine spontane, zufällige Konversation am Stehtisch im Foyer, nur, dass sich die Personen wahrscheinlich wirklich etwas zu erzählen haben.

Wertvolle Kontakte dank Algorithmus

Wer bei einer hybriden Veranstaltung vor Ort teilnimmt, bekommt sein errechnetes Matching vielleicht etwas später und trifft sich erst einmal in echt am Kaffeetisch. Auf diese Weise lassen sich analoge und digitale Welt zusammenbringen — und das sogar über das Seminar oder Symposium hinaus. Veranstaltungen werden größer, verlängern sich und werden nachhaltiger.

„Gerade bei Events mit sehr vielen Teilnehmer:innen ist es fast magisch, wenn auf einen Schwung all die Videokonferenzen aufgehen. Wenn es dann nach 10 Minuten mit dem normalen Programm weitergeht, haben alle etwas erlebt. Das ist ein richtiger Spirit, der dabei entsteht. Sehr sozial“, so Rosie Schuster.

Und dann ist das Event vorbei. Jeder kennt dieses Feeling der nachschwingenden Ereignisse. Man fährt nach Hause, ist noch inspiriert und euphorisch von den Vorträgen, dem Input und den neuen Erlebnissen. Doch viel zu schnell ist der Alltag wieder Alltag und dann wars das mit der Inspiration. Auch der Akt, die Visitenkarte der interessanten Begegnung aus dem Portemonnaie zu kramen und wieder Kontakt aufzunehmen ist ein viel zu großer Schritt. „Hallo, erinnern Sie sich noch an mich…“. Vielleicht morgen.

Wenn das Vernetzen allerdings schon stattgefunden hat, ist der Weg viel kürzer und leichter zu gehen. Der Algorithmus kann im Matching-Date gleich einen Folgetermin setzen, der an das erste Gespräch anschließt. Beide Personen bekommen dann eine Erinnerung und müssen für die gemeinsame Videokonferenz wieder einmal nur noch klicken.

Der digitale beziehungsweise hybride Raum wird zum Sprungbrett in die echte Welt.